Кто должен вести управленческий учет на предприятии

Категория: Блог

Опубликовано 05.05.2014 09:39

Автор: Ирина Колесникова

Цивилизованность приходит в отечественный бизнес без особой спешки. Особенно это заметно на примерах организационной структуры небольших предприятий. Если в крупном бизнесе обычно используются отработанные десятилетиями схемы и положительный опыт аналогичного бизнеса в другой стране, то малые и средние предприятия по-прежнему изобретают велосипед. Так, в отсутствие вакансии специалиста по кадрам кадровая работа может быть поручена в одной компании - бухгалтеру, в другой - секретарю, в третьей - юрисконсульту. Кто лучше справляется (кто везет), тот и работает.

С управленческим учетом та же ситуация. Понимание у каждого руководителя свое, специалистов сейчас найти непросто, а универсальных – тем более. Поэтому наиболее часто управленческий учет ведут сотрудники бухгалтерии, реже – специально выделенный экономист или помощник руководителя. Только крупные компании позволяют себе специализированный отдел управленческого учета.

Хочу рассказать, как это должно быть, и предостеречь от наиболее часто встречающихся ошибок.

Финансовый функционал в любой компании включает в себя несколько крупных блоков:

• Казначейство – оперативное управление денежными потоками;
• Управленческий учет, планирование и бюджет – ведение учета и его методологическая поддержка, формирование бюджета и контроль его исполнения, корпоративная отчетность;
• Финансовые инструменты – кредитование, размещение свободных средств, управление денежными активами (акциями, облигациями…), собственные юрлица.

Иногда к финансовой области относят ведение бухгалтерского учета, которое либо выполняется отдельными бухгалтериями в каждом собственном субъекте хозяйствования, либо передается в централизованную бухгалтерию.

Не все функции присутствуют на каждом предприятии, но практически всегда есть функционал из каждого блока. В небольшой (до 50 человек) компании всю работу обычно ведет бухгалтерия.

Если компания имеет в штате 50 и более сотрудников, ей обычно помимо полноценной бухгалтерии необходим финансист (финансовый директор, финансовый менеджер) для выполнения функций управления денежными потоками и работы с банками, а также экономист для ведения управленческого учета.

При штате в 100 и более сотрудников обычно создается финансовый отдел. Подчинение самое разнообразное: встречаются как главные бухгалтеры, подчиняющиеся финансовому директору, так и финансисты в штате бухгалтерии.

В крупных (более 300 человек) компаниях организовывается финансовая служба, включающая несколько специализированных отделов в зависимости от объемов работы по каждому направлению.

Цифры в известной степени условные, в каждом бизнесе своя ситуация. Одного универсального решения быть не может. Но как же странно наблюдать такое разнообразие!...

Очевидно, что исполнение функций казначейства и управление финансовыми инструментами не входит в сферу деятельности бухгалтерии, также как ведение управленческого учета и бюджетирование. Это самостоятельная область знаний, другие подходы к выполнению работы, зачастую отсутствие внешних регламентов и необходимость создавать их.

Ни в коей мере не хочу умалить роль бухгалтера в компании. Это очень важная работа, во многих случаях неблагодарная, нервная, требующая недюжинного терпения и выдержки, требуются колоссальные знания и постоянное повышение квалификации, особенно в свете активно меняющегося законодательства с множеством противоречий и неопределенностей. А ведь для главного бухгалтера в законах прописана ответственность за профессиональные ошибки вплоть до уголовной.

Все это так. И не вина бухгалтера, что результатами его работы сложно (или невозможно) пользоваться в текущей деятельности компании. Об этом я писала в предыдущих постах.

Но именно это обстоятельство выводит на первые позиции финансиста как человека, в функционал которого входит оперативное обеспечение бизнеса ресурсами и информацией. Решение данной коллизии (амбициозный бухгалтер, обеспечивающий тылы, или активный финансист, необходимый на передовой) и приводит к столь причудливым структурным формам и странному взаимодействию.

Я потратила какое-то время, чтобы понять, чем вызвано такое обилие способов построения финансовых структур на предприятии и такая разная иерархия сотрудников в них. Как ни странно, в большинстве компаний (и чем крупнее бизнес, тем ярче это проявляется) не люди подбираются под оптимальную структуру, а структура строится, исходя из квалификации имеющихся сотрудников либо возможности укомплектовать службы. Я хочу сказать, что именно отсутствие на рынке труда достаточного количества финансистов средней и высокой квалификации определяет порой совершенно извращенную финансовую систему в некоторых организациях.

Здесь хотелось бы подробнее. За пару десятков лет ВУЗы страны выпустили большое количество хорошо обученных бухгалтеров. Также за это время многие бухгалтеры приобрели неоценимый опыт, смогли попробовать себя в бизнесах различных направлений и в целом стали уникальными специалистами, амбициозными и влиятельными. Наличие достаточно проработанной нормативной базы, т.е. детализированных формализованных предписаний и правил выполнения работы, упростило задачу. Но т.к. большинство топ-менеджеров и собственников не слишком стремятся получать знания в области бухучета и налогообложения, эта сфера стала восприниматься непомерно сложной, даже пугающей. Редкий руководитель пытается там реализовывать свои управленческие полномочия.

По этой причине главный бухгалтер обычно позиционирует себя как второе лицо в компании (практически, «вторая жена», да простят меня первые/главные жены и бухгалтеры-мужчины). А бухгалтерия становится государством в государстве, неподконтрольным, с излишней бюрократией и собственными правилами функционирования. Эдакий феодальный надел, ревностно охраняемый от чужих глаз и рук.

С финансистами иначе. Толковое финансовое образование в стране и сейчас найти непросто. Во многом эти специалисты – самоучки. А такие знания, как известно, самые глубокие и полезные. Уникальная экономическая модель в нашей стране и специфика ведения бизнеса (пресловутые обычаи делового оборота) не позволяют копировать чужой опыт без существенной адаптации, для которой также требуется немалая квалификация. Да и вообще финансист – это специалист другого толка. В его работе нет такой узко очерченной области применения навыков, нет формализованных правил по большинству направлений работы. Так что работа во каком-то смысле креативная при совершенно необходимом аналитическом складе ума. Финансист должен видеть бизнес «сверху», структурно, во всем многообразии связей. И должен хорошо знать, чего хотеть.

Если угодно, знание «чего хотеть» и отличает финансиста от бухгалтера, которому нужно знать, как должно быть, как предписано. И это, как ни странно, ключевой момент в управленческом учете. Ведь именно этот вид учета должен быть выстроен для внутренних потребностей бизнеса. В этом вопросе на второе место отодвигаются требования законодательства в области учета, а на первое выводится информативность, глубина аналитики, оперативность получения данных, их логическая взаимосвязь, организация процессов выполнения хозяйственных операций и обеспечение контроля. В сферу деятельности бухгалтера обычно не включается ничто из вышеперечисленного. По закону не включается.

Я глубоко убеждена, что отдавать ведение управленческого учета бухгалтеру нельзя. Ниже – аргументы:

• Бухгалтер по-своему расставляет приоритеты в выполнении заданий. Я писала об этом в одном из постов. Бухгалтерская работа будет выполняться с бОльшим приоритетом, несмотря на срочность в выполнении оперативной работы. Например, сведение данных за прошедший месяц в преддверии подачи налоговой отчетности будет проводиться в срочном порядке, при этом отражение в учете поступивших для продажи товаров будет выполняться с запозданием, если вовсе не остановится. И это корректная работа бухгалтерии, верные приоритеты.
• Бухгалтер иначе понимает оперативность предоставления данных. В бизнесе оперативно – это в течение суток, по некоторым операциям – через несколько часов, а по некоторым (банковским, например) - через несколько минут. Бухгалтерская отчетность обычно составляется не чаще раза в месяц. И данные выверяются с той же периодичностью.
• Бухгалтер склонен к излишней бюрократизации учета, что обычно приводит к потере оперативности. К слову, подавляющее большинство операций в управленческом учете должны отражаться только по документам, как и в бухучете. Но в жизни бывают ситуации, когда что-то нужно сделать срочно, а документы еще в пути. Например, перемещение с одного склада на другой. В бухучете это сделать нельзя, а в упручете – необходимо. Случается, что бухгалтер сводит к нулю полномочия начальников отделов, воспринимая их просьбы только в письменном виде и с подписью генерального директора (просьба о детализации отчетных данных, доступ к которым начальнику разрешен). Часто встречается отказ в составлении оперативной отчетности по просьбе сотрудника, мотивируемый отсутствием утвержденного списка отчетов. И дело здесь не в жестком регламенте работы бухгалтерии. Как сказал один из лучших учителей в моей жизни, «бюрократия тогда страшна, когда обладает монополией на информацию». Замечу, иногда такая монополия закрывает бизнес от директора или собственника, что совсем неприемлемо.
• Возникают сложности в случае расхождений учетной политики бух- и упр-учета: бухгалтер склонен вести учет, как предписано, вместо того, как удобно или даже как следует с точки зрения логики. Такое отношение может приводить в завышению прибыли, например, когда занижается амортизация основных средств, не ведутся работы по удалению из баланса товарного неликвида или «мертвой» дебиторской задолженности, начисляются необоснованные расходы будущих периодов и т.д.
• С точки зрения безопасности бизнеса бухгалтер должен знать только бухгалтерскую информацию по тем субъектам, в которых он официально трудоустроен либо с которыми у него заключен договор. С этой же точки зрения база управленческого учета должна быть полностью отделена от баз бухгалтерского учета.

Таким образом, для ведения управленческого учета, а точнее, для контроля оперативных данных и закрытия периода необходимо вводить отдельную вакансию. И эта вакансия – не в бухгалтерии, при всем уважении к труду и регалиям. Да я и не встречала бухгалтеров, стремящихся к дополнительной загрузке упручетом и внутренней отчетностью.